Bandi e gare d’appalto estere: come partecipare

Ogni anno bandi e gare d’appalto, chiamati anche “tender”, rappresentano una reale opportunità per le imprese di ogni Paese a livello internazionale.

La partecipazione a queste gare richiede accorgimenti e attenzione. La qualità dei contenuti che descrivono l’offerta è importante quanto l’offerta stessa, e non vanno sottovalutati gli aspetti istituzionali. Tra i motivi che possono portare all’esclusione di una proposta in sede di valutazione ci sono spesso l’incompletezza o la non correttezza dei documenti necessari alla partecipazione.
Perciò è fondamentale, soprattutto nell’ambito di una gara internazionale, che l’impresa sia in possesso di competenze tecniche, legali ed amministrative e che si avvalga di un’agenzia di traduzioni professionale.

Quali documenti servono per partecipare alle gare d’appalto internazionali?

Quando si partecipa ad una gara d’appalto internazionale bisogna presentare una serie di documenti, atti amministrativi e certificati agli organismi interessati:

• certificato di iscrizione alla Camera di commercio;
• documento attestante che la società sia in regola con i pagamenti, contributi previdenziali e oneri sociali;
• elenco degli amministratori dell’impresa e dei soci;
• copia certificata dei bilanci approvati dall’amministrazione fiscale;
• copia certificata dello statuto di impresa;
• offerta tecnica dell’azienda riguardo forniture e prodotti;
• analisi economica dei costi
• curriculum o certificati di laurea dei professionisti coinvolti;
• referenze bancarie.

Il ruolo del Project Manager nella gestione della procedura di partecipazione

Per predisporre i documenti al fine di partecipare a una gara d’appalto, il supporto di un Project Manager è di rilevante importanza. Questa figura specializzata pianifica le attività in modo rigoroso, strutturandole in 4 fasi principali:

1. ANALISI
   L’analisi è fondamentale per comprendere i requisiti del bando di gara, mettere in chiaro eventuali dubbi interpretativi e valutare il budget e il reale interesse dell’azienda a partecipare.
2. ORGANIZZAZIONE
   L’impresa predispone la partecipazione alla gara e pianifica la preparazione della documentazione necessaria. Il Project Manager identifica il responsabile della raccolta e stesura dei contenuti e gestisce i tempi di consegna.
3. STESURA
   In questa fase si mettono a punto i documenti richiesti, che solitamente si suddividono in tecnici ed economici e sono corredati da eventuali documenti aggiuntivi specificatamente richiesti per la gara.
4. PRESENTAZIONE
   L’ultima fase consiste nella revisione della documentazione preparata. La proposta deve infatti essere rivista, controllata e corretta, si verificano la completezza delle informazioni e l’uniformità degli stili e degli aspetti formali.

Come scrivere in maniera efficace la documentazione per bandi e gare d’appalto

Tra i documenti da presentare per la partecipazione a bandi e gare d’appalto, quelli di natura tecnica sono i più complessi e impegnativi. Rispetto ai contenuti riguardanti l’offerta economica o agli allegati che fanno riferimento a standard convenzionali, i documenti tecnici devono contenere tutte le informazioni necessarie per far comprendere al valutatore la validità della proposta.

II punto di partenza per la stesura di questo tipo di documenti è conoscere e comprendere bene i requisiti del bando. La lettura corretta e completa del bando permette di creare un elenco delle specifiche e i requisiti sottoposti ai criteri di valutazione. La traduzione del bando di gara è fondamentale per comprenderne a fondo i punti e proporre la soluzione migliore.

Nella scrittura dei documenti, invece, i concetti della proposta devono essere presentati in maniera chiara e sintetica, e successivamente approfonditi con descrizioni dettagliate. È importante evidenziare i punti positivi della proposta e coinvolgere pian piano il lettore, scegliendo le parole e i termini appropriati a dimostrazione di aver compreso correttamente il bando. Il compito del traduttore designato alla stesura dei contenuti nella lingua del bando è utilizzare una metodologia di scrittura semplice e diretta, garantendo una leggibilità e una comunicazione efficaci.

La documentazione amministrativa e i certificati da allegare potrebbero necessitare di una traduzione asseverata,  che attesti ufficialmente che il contenuto della traduzione è perfettamente conforme al contenuto del certificato o atto emesso nella lingua d’origine.